Habeas Data

Habeas Data linking proyectos

Publicado el 31 de Octubre 2014.

MANUAL EN MATERIA DE PROTECCION AL DERECHO FUNDAMENTAL DE HABEAS DATA.

En cumplimiento de las disposiciones legales que rigen el tratamiento de datos personales, en especial el señalado en el literal k del artículo 17 de la ley 1581 de 2011, adopta el presente manual interno de procedimientos y directrices para el tratamiento de datos personales.

El propósito del presente manual es permitir al titular de la información el libre ejercicio del derecho de habeas data o autodeterminación informática, estableciendo un procedimiento para que pueda conocer, actualizar y rectificar su información personal contenida en las bases de datos o archivos de la empresa.

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1: Legislación aplicable. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículo 15 y 20 de la Constitución Política, la ley 1581 de 2012, y por el decreto reglamentario No. 1377 de 2013, que reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012.

ARTÍCULO 2: Ámbito de aplicación. Este manual se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje Negocie Directo Propiedades S.A.S mediante su sitio web www.linkingproyectos.com

ARTÍCULO 3: Definiciones. Para la aplicación de este manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la ley 1581 de 2012, se entiende por:

a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
b) Aviso de Privacidad: documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso de privacidad se le comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se le pretende dar a los datos personales.
c) Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
d) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato privado: es el dato que por su naturaleza reservada e íntima solo es relevante para el titular.
f) Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del titular.
g) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
h) Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
i) Titular: Persona natural a quien se refiere la información que reposa en el banco de datos.
j) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

ARTÍCULO 4: Principios. Para la protección y garantía del derecho fundamental de habeas data se tendrán en cuenta los siguientes principios en la recolección, uso y tratamiento de los datos personales:
a) Principio de veracidad o calidad: la información contenida en los bancos de datos debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos incompletos, parciales, fraccionados o que induzcan a error.
b) Principio de finalidad: el tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe informársele al titular.
c) Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no podrán ser accesibles por internet o cualquier otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea controlable.
d) Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento se deberá proteger mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas para otorgar seguridad a los registros evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
E ) Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información.
f) Principio de libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, los datos personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

DERECHOS DE LOS TITULARES Y DEBERES DEL RESPONSABLE

ARTÍCULO 5: Derechos de los titulares. En el tratamiento de datos personales, la empresa respetará los derechos del titular de la información contenidos en el artículo 8 de la ley 1581:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento.
c) Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de industria y comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen o complemente. Una vez se haya agotado el trámite ante el Responsable del tratamiento.
e) Revocar la autorización y/o supresión de datos cuando en el tratamiento no se han respetado los principios, derechos y garantías constitucionales.
f) Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

ARTÍCULO 6: Deberes de Negocie Directo Propiedades S.A.S frente a los titulares. La empresa, en calidad de responsable de la información, cumple con los siguientes deberes:
a) Garantizar al titular, el ejercicio pleno y efectivo del derecho de habeas data.
b) Solicitar y conservar en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012 copia de la respectiva autorización, otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información en condiciones de seguridad evitando así, adulteraciones, pérdidas o consultas no autorizadas.
e) Garantizar que la información que se le suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de datos.
g) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
h) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
i) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por la autoridad competente.
j) Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de industria y comercio.
k) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que están facultadas para ello.
l) Informar a la Superintendencia de industria y comercio cuando se presenten violaciones en los códigos de seguridad que pongan en peligro la administración de los datos.
m) Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de industria y comercio.

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS POR PARTE DE LOS TITULARES.

ARTÍCULO 7: Área responsable de la atención de consultas y reclamos. La dependencia responsable de la atención de petición, consultas y reclamos ante la cual el titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato o rectificar la autorización en los términos de ley es el área de mercadeo de la compañía, ubicada en la ciudad de Medellín, en la Cra. 45 #1-191, int 913 y con correo electrónico jfl@linkingproyectos.com

ARTÍCULO 8: Procedimiento para consultas. Para la presentación de consultas, el titular de la información o sus causahabientes y para efectos de garantizar la seguridad de la información, podrán optar por presentar la solicitud, personalmente, por medio escrito o por medio electrónico. La consulta será atendida en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término se le informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PARÁGRAFO PRIMERO: Si la consulta se refiere a un titular fallecido el cónyuge o compañero permanente, hijo o familiar, deben presentar solicitud escrita, acompañado del certificado de defunción del titular y presentar las pruebas que acrediten su calidad.

ARTÍCULO 9: Procedimiento para reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el área responsable, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al área responsable, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que la empresa no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

AUTORIZACIÓN

ARTÍCULO 10: Autorización. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular y el administrador de los mismos debe disponer de los mecanismos necesarios para obtener constancia de dicha autorización por parte de los titulares.

ARTICULO 11: Aviso de privacidad. Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer que está a disposición del titular a través del cual se le informan las políticas de tratamiento de información que serán aplicadas a sus datos personales.
Este aviso contiene la siguiente información:
a) Identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable.
b) Tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c) Los mecanismos generales para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y como puede acceder o consultar la misma.

ARTÍCULO 12: Revocatoria de la autorización. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello NEGOCIE DIRECTO PROPIEDADES S.A.S deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio que lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existe dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse, la primera puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es que NEGOCIE DIRECTO PROPIEDADES S.A.S debe dejar de tratar por completo los datos del titular, la segunda puede ocurrir sobre tipos de tratamientos determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercados, con la segunda modalidad, esto es, con la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines de tratamiento que el responsable de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 13: Medidas de seguridad. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la ley 1581 de 2012 NEGOCIE DIRECTO PROPIEDADES S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesaria para otrogar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

ARTÍCULO 14: Prohibiciones. En desarrollo de esta política, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.
- Se prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal.
El incumplimiento de esta prohibición por parte de los Colaboradores de la empresa será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales adicionales a que haya lugar.
- Se prohíbe el Tratamiento de Datos Personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales.

ARTÍCULO 15: vigencia de las bases de datos. Las bases tendrán una vigencia de 20 años.

ARTICULO 16: vigencia. El presente documento rige a partir del 23 de Abril de 2014.

Para mayor información, favor comunicarse correo electrónico dispuesta para tal efecto: info@linkingproyectos.com comunicándose en Medellín al teléfono (57+4) 506 5169.